Att ha någon form av enhetligt tema för konferensen kan vara en bra idé. Det kan vara ganska generellt eller väldigt specifikt, men genom att ha ett tema gör du att din konferens nära Stockholm blir mer minnesvärd för konferensdeltagarna. Med hjälp av ett tema kan du göra att dina idéer blir mer enhetliga och du underlättar samtidigt ditt val av eventuell föreläsare. Redan i ett tidigt skede bör du fundera på om du ska anlita en föreläsare till ditt evenemang, om du inte själv har tänkt hålla i eventuella föredrag.

Du kan aldrig vara överdrivet förberedd när du anordnar en konferens. Du bör ha ett kalkylblad för budget och planering där du skapar flikar för utgifter, schema och allt annat som rör evenemanget. Se till att uppdatera ditt kalkylblad så fort någonting förändras, till exempel när en kostnad ökar, minskar eller tillkommer. På detta sätt har du alltid tillgång till uppdaterad information på en och samma plats, och har en bra överblick över planeringen och genomförandet. Tänk på att du aldrig kan skriva ner för mycket eller vara för organiserad.

Ta hjälp med arbetet inför och under konferensen

Att arrangera en konferens nära Stockholm kan ofta innebära mer jobb än du från början hade föreställt dig. Genom att ta hjälp av en frivillig person inom organisationen kan du få hjälp med att bära bördan och får någon att delegera vissa arbetsuppgifter till. Med god hjälp från denna person behöver du inte oroa dig för alla småsaker under dagen, utan kan istället koncentrera dig på att se till så alla deltagare får en givande upplevelse. Förhoppningsvis kan du dessutom få en möjlighet att själva slappna av lite och njuta av evenemanget, vilket är viktigt.

Hur mycket du än förbereder inför evenemanget kan du i slutändan inte mer än hoppas att allt klaffar. Någonting kommer förmodligen att gå fel vid ett tillfälle eller ett annat. Du kan minimera risken för att detta inträffar genom att planera så mycket du kan i ett så tidigt skede som möjligt. Sedan kan du bara hoppas på det bästa. Du bör dock komma ihåg att nästan alla problem går att lösa. De flesta saker kan åtgärdas genom en betydligt mindre ansträngning än du kanske tror och deltagarna kommer kanske inte ens lägga märke till att allt inte går planenligt, eller åtminstone inte komma ihåg att allt inte flöt på som det skulle.